3 ferramentas gratuitas para uma boa reunião online (ou aula online!)

Bem, in the dawn of home office era (também conhecido como: COVID-19, pelo menos na época em que este texto foi escrito), muita gente tem falado comigo e com os professores da Flipping (alunos, gerentes conhecidos, professores amigos, etc) sobre como lidar com essa súbita mudança para o online. Sendo “reunião online” um tópico bastante relevante. Aparentemente, nem todo mundo sabe realmente como lidar com um time remoto, com uma reunião online, e com prazos em que você não pode gritar do outro lado da mesa “AE, ARNALDO, TERMINOU?????”.

A Flipping é uma escola remota desde o começo. Todo o administrativo, coordenação pedagógica, financeiro, contabilidade, projetos e etc são geridos de forma remota. Assim, todo mundo tem a liberdade de trabalhar de onde quiser (eu, particularmente, amo um co-working, mas tem gente que prefere a própria cama), não precisa enfrentar transporte público e, bom, na época em que começamos era 2017, mas, mesmo assim, a internet já estava aí, né?

Muitos professores, inclusive, intercalam o remoto e o presencial para os encontros com as turmas. TODAS as aulas na Flipping iniciam com estudo individual online do aluno, mas a segunda parte da aula acontece na presença do professor. E isso pode acontecer presencialmente, ou de forma remota. Em tempos de COVID-19, o presencial não é uma opção.

Assim, tivemos a “dura” tarefa de mudar TUDO para o online do dia pra noite. E assim foi feito, em coisa de 10 minutos. Minto, foram 7 minutos. Eu contei no relógio.



Se um email não resolve, faça essa reunião online, Arnaldo!


Nos próximos dias, iremos falar sobre as ferramentas que usamos para que o trabalho remoto aconteça. Por incrível que pareça, a maior parte delas é gratuita. Porque somos mão de vaca mesmo.

Porém, o primeiro passo para qualquer coisa, é ter seu time reunido. E isso pode acontecer de qualquer lugar. Hoje, vamos falar de 3 ferramentas que você já deve conhecer, mas talvez não esteja as usando com tudo o que poderia para ter uma boa reunião online, o que é crucial. Importante mencionar que muita coisa aqui, vem da nossa experiência com as ferramentas, ok? Let’s!



1 – Whereby.com


Numa época em que o Skype sequer possuía uma versão web (que funciona direto no navegador, sem precisar instalar nada), o whereby já saía na frente por sua simplicidade. As reuniões no whereby acontecem dentro de salas que você cria com o nome que quiser. Você pode criar a sua sala do marketing ali, e chamar de “whereby.com/MktDaFlipping”, por exemplo.

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Assim que você criar a sala (a URL), é só copiar e mandar para o seu time. Quem clicar, colocará o próprio nome e a reunião começa, seja do celular ou do PC. Começar uma reunião online é that simple.

O principal downside é o limite para 4 pessoas, na versão free, e a impossibilidade de gravar a reunião. Porém, a interface é super atraente, o link é sempre o mesmo e a facilidade para iniciar uma reunião são pontos fortíssimos.


Pros:

  • Link permanente. Sem essa de “vou te mandar o link”. É só salvar.
  • Incrivelmente simples. Criou a sala, mandou o link e acabou.
  • Não precisa de login para entrar. Sabe aquele funcionário que se atrapalha na hora de criar conta? Não aqui.
  • A versão pro para empresas permite ter infinitas salas. E link próprio, por exemplo, flippingitidiomas.whereby.com.
  • Integração com Docs e Trello (somente pro).

Cons:

  • Limite de 4 pessoas na reunião gratuita.
  • A versão pro é cara. São 60 doletas por mês. Considerando a cotação do dólar, isso deve dar uns R$150 mil reais.
  • Não há “breakout rooms”. Ou seja, você não pode separar seu time na mesma reunião. Para aulas, isso atrapalha BASTANTE.
  • Na versão free, ou você aparece, ou compartilha sua tela. Os dois, não.
  • O chat não é funcional por não permitir envio de arquivos.


2 – Zoom


Uma boa parte dos nossos professores usa o Zoom para aulas 1-1. O mesmo vale para uma reunião online para dar um feedback, ou algo assim. As principais vantagens estão na estabilidade e o fato de que, como muita gente usa, muita gente sabe usar. Pessoalmente, acho mais difícil do que o whereby, pois você precisa “criar uma reunião online”, “agendar”, e baixar um plugin. Muito passo a passo para alguém de 27 anos.

Outra questão é que a versão gratuita permite apenas reuniões 1-1 sem limite de tempo. Se tiver mais gente (até 100 pessoas!), o limite de duração é de 40 minutos. O que pode ser, na verdade, um ponto positivo se você sempre quis reuniões rápidas mas a equipe nunca ajudou. Agora é a hora de mandar um “FOCO QUE A REUNIÃO VAI SER INTERROMPIDA”. Terminar tudo em 30 minutos nunca foi tão necessário, né?

De qualquer forma, a ferramenta é ótima para aquele feedback, ou para uma equipe de 2 pessoas só que precisem de uma lousa para algum brainstorming, ou algo do tipo.

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Pros:

  • Quase todo mundo já usou alguma vez na vida. Logo, quase todo mundo sabe usar.
  • Reuniões sólidas. Voz e vídeo em HD para seu time.
  • Recursos extras. Fundo personalizado e levantar a mão são ótimos!
  • Gravação de reunião. Mesmo no gratuito.
  • Compartilhamento de tela e câmera simultâneos. Pra que escolher?
  • Reuniões com até 100 participantes. (pro, apenas)
  • Tem lousa. Dispensa comentário para professores, né?
  • Compartilha a tela do celular e do PC. Inclusive, ao mesmo tempo pra iPhone.
  • Possui breakout rooms. Para aulas com mais de 4 pessoas, separar o grupo em grupos menores é um must!

Cons:

  • Paga-se $14.99 (dólares mesmo) por anfitrião. 2 hosts de reunião já sai $30. Em reais, isso é aproximadamente R$152 SOMENTE para 2 pessoas (!)
  • A versão free tem limite de duração para reuniões com mais de 2 pessoas. 40 minutos pode ser suficiente ou muito pouco.
  • Precisa fazer o download de um plugin para ser host. Em 2020. É sério.
  • A interface parece que saiu dos anos 90. I mean, 2020, trabalho remoto. Vamos trabalhar num ambiente funcional E bonito, por favor, Arnaldo?
  • Breakout room somente no pro.


3 – Skype


Sim, o óbvio. Mas tem um motivo muito especial para ele estar aqui: o nosso menino cresceu. E MUITO. O principal motivo para utilizarmos o whereby é porque, na época, o Skype deixava muito a desejar. Não havia uma versão web funcional, os convidados para as reuniões precisavam criar/entrar em suas contas do outlook (pasmem: nem todo mundo usa outlook!), e, num geral, você precisava adicionar o seu convidado no Skype antes de iniciar a reunião. Ah, e as conexões não eram muito estáveis, assim como o Hangouts do Google.

Mas isso tudo é passado. Hoje, o Skype conta com TUDO o que o whereby e o zoom oferecem, e mais um pouco. A versão web faz praticamente tudo o que a versão instalada no computador faz, a interface é bonita, iniciar uma reunião precisa de apenas 2 cliques, os convidados entram por link mesmo sem conta, o chat fica ali registrado mesmo depois da reunião online, você pode enviar arquivos… quase não acreditei que foi a Microsoft que fez, é sério. O Skype, junto com o Google Meets, é a ferramenta oficial para reunião online (a.k.a todas) na Flipping em 2020.


Pros:

  • Conta com todas as ferramentas dos concorrentes. Mesmo na versão free.
  • 50 pessoas online. Mesmo na versão free.
  • O link pode ser fixo. Quando você inicia uma chama, ela fica registrada no seu chat. E o link dela também. Você pode simplesmente utilizar o mesmo link de novo e de novo e de novo.
  • Extras interessantes. O fundo borrado pode parecer besteira, mas esconde muito bem a bagunça da casa!
  • Reuniões sólidas. Video e voz em HD.
  • Pode compartilhar a tela do celular. Amen to that!
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Cons:

  • Muita gente “das antigas” no mundo de reunião online não gosta(va). O Skype, per si, sempre foi uma das ferramentas mais comuns, mas também das mais burocráticas para iniciar uma chamada. Mas não mais!
  • Você tem um mundo de opções ali dentro. O que pode ser bom, como chat, telefonar para números fixos e celular, e etc. Mas se você não usa tudo, é só mais um monte de coisa “anexada” à um simples serviço de video call.
  • Algumas opções mais avançadas não estão na versão web. O fundo borrado, por exemplo.
  • Lousa somente no pro. What a bummer.
  • Não possui breakout rooms também.


E nessa história de reunião online, temos um favorito.


O Skype conseguiu o impossível: me fez usar E GOSTAR de um serviço da Microsoft. E falo com propriedade que eu não suporto o Windows, ou o Office. Porém o Skype… tive que aplaudir. A propósito, a coordenadora comentou que “às vezes, as opções óbvias são as mais úteis”. Eu nunca concordo com isso. Até que vi o Skype. Die hard fans of Zoom, desculpem. Mas 40 minutos de limite não dá.

Basicamente, se você precisa de uma reunião online, ou uma aula online, de até 50 pessoas (aulas de inglês, especialmente aqui, nunca vão chegar a tanto, rs), com uma qualidade de áudio de vídeo bons, que pode ser feita direto do navegador, e que você só precisa mandar um link, o Skype é seu one stop shop.

Claro que as 3 ferramentas possuem algumas coisas extras que não estão aqui no texto. Tanto o whereby quanto o zoom possuem várias outras opções que estão inclusas em seus (vários) planos pro. O Zoom, por exemplo, é bastante utilizado por empresas grandes. O texto aqui reflete muito da minha experiência com cada ferramenta – e com o fato de sempre buscarmos o mais simples possível.

E você, que ferramenta vai utilizar agora em tempos remotos? 🙂

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