Email em inglês: 3 passos para escrever um email formal

Você tá lá, de boas no trampo, aí chega o chefe e pá: pede um e-mail super formal para um cliente. Um e-mail formal e em inglês! Na hora você já começa a bolar um rascunho, escreve, apaga e quando percebe, deu um branco. Não sabe como e o quê escrever no bendito do e-mail. E agora?

Isso não é um problema só seu. Muitos sentem essa dificuldade, mesmo tendo inglês avançado ou até fluente. A questão é que, por ser formal, dá aquele medo de escrever bobagem ou não conseguir se expressar corretamente. É natural, não esquenta. Mas existem algumas dicas bem legais para te ajudar nessa parada e nós te apresentamos agora. Olha só!



ESTRUTURA DO CORPO DO E-MAIL


Qualquer e-mail formal, em qualquer idioma, possui um esquema básico: saudação/apresentação, introdução, desenvolvimento e conclusão.

Basicamente isso quer dizer que você precisa primeiro se apresentar, introduzir o assunto principal, explicar o porquê e, por fim, concluir, se despedindo e agradecendo.

Uma coisa que não pode ser esquecida é que dentro da sua apresentação, precisa colocar primeiro uma saudação ao destinatário do e-mail. E para isso você pode utilizar dois termos: o “Dear Mr./Mrs.” – (Caro senhor/senhora), ou “To whom it may concern” – (a quem possa interessar). O último termo é utilizado quando não há um destinatário específico para o e-mail.

Há também a possibilidade de você ter que enviar um e-mail para um diretor ou líder, mas que não sabe o nome. Então utilize “Dear Human Resources Director”, que significa “Caro diretor de Recursos Humanos”.

Na sequência, escreva o sobrenome da pessoa. Sim, o sobrenome é melhor e mais formal justamente porque você não tem intimidade com o destinatário do e-mail, né. Por favor, não vá começar o texto com “Hiiiii Fulano!”.

Feita a saudação inicial, se apresente com seu nome completo e o seu cargo na empresa. Como exemplo, vamos pegar o Fulano, de novo, que é gerente de projetos: “My name is Fulano de Tal and I’m a project manager from X (nome da empresa)”.

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Depois, faça a introdução do motivo do e-mail e já explique a situação do porque do contato. Algumas expressões:

– The reason I am writing to is…

– I’m writing in reference to…

– I’m writing because…

– I’m writing to ask…

Explicado o assunto, é hora de dar tchau! Uma expressão bastante utilizada é “Thank you for your consideration. Best regards/Sincerely”. Aqui um bom exemplo de expressão: embora consideration signifique consideração, nesta frase podemos traduzir, como comumente falamos no Brasil, como “Obrigado pela atenção”. Insira seu nome e pronto. Fim!



ESCREVA PRIMEIRO EM PORTUGUÊS (?)


Escrever um rascunho em português e depois traduzir. Pode? Pode. Mas, beloved, toma muito cuidado com isso.

Por amor a todos os professores de inglês do mundo: não escreva em português e jogue no Google Translator depois. Nem traduza palavra por palavra. Vai dar ruim, vai ficar uma joça e você vai mandar o e-mail cheio de erros de concordância e até sem sentido.

A sacada de fazer um rascunho em português primeiro é somente para te dar um norte do que escrever. Na hora de traduzir, utilize expressões e termos comuns do business english, encaixando-os dentro do contexto do assunto.



SEJA BREVE E EVITE EXCESSOS


Imagine que você está enviando o e-mail para alguém da sua própria empresa. Cê não vai escrever uma redação do Enem. O e-mail precisa ser sucinto, falando de forma breve o que precisa, para quando, e tal.

Também evite, a todo custo, querer parecer o fluentezão e escrever de forma rebuscada, usando termos difíceis e exageradamente cultos. Não precisa, o destinatário não vai ter paciência, e vai parecer super forçado. Seja breve e simples.

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JUNTANDO TUDO

Passadas todas as dicas, é hora de escrever o e-mail. E nós, como somos muito bonzinhos, vamos te mostrar um modelinho de lambuja, com base no que listamos acima. Olha aí:

Dear Mr. /Mrs. X/ To whom it may concern,

My name is (insira seu nome), I’m a (insira seu cargo) from (nome da empresa). I’m writing because we had issues with the ERP software. There may be need of some revisions. Please let me know when you are available for a meeting.

Thank you for your consideration,

(Nome).

Traduzindo:

Caro (a) Sr. ou Sra. X / A quem possa interessar,

Meu nome é Fulano de Tal, sou (cargo) da empresa X. Estou escrevendo porque tivemos problemas com o software de ERP. Talvez sejam necessárias algumas revisões. Por favor, me avise quando estiver disponível para uma reunião.

Obrigado pela atenção,

Fulano de Tal.

Simples, direto e sem enrolação. É o formato ideal para apresentar o assunto principal do e-mail, sem necessidade de se prolongar e se atrapalhar com o idioma.

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